Secrétaire (H/F) – CDD 2 mois à temps plein

L’IRTESS est un institut de formation renommé dans le secteur du social. Il assure la formation des travailleurs sociaux tout au long de leur parcours professionnel. Il dispense des formations adaptées aux évolutions de la société et développe des partenariats avec les employeurs et professionnels du secteur. Il assure une mission d’information et d’animation. Pour soutenir notre mission, nous sommes à la recherche d’un secrétaire de formation (H/F) en CDD à temps plein.

Missions principales
1. Gestion administrative :

• Assurer la gestion administrative conformément aux processus définis pour l’activité VAE, en lien avec les référentiels qualité (Qualiopi…), le cahier des charges « France VAE » et les attentes des financeurs.
• Pointer les dossiers des candidats en cours ou ayant fini depuis début d’année selon les typologies des candidats.
• Collecter les documents auprès des candidats ou accompagnateurs, classer les pièces manquantes dans les dossiers et mettre à jour les bases de données.
• Envoyer et classer les certificats de réalisation aux candidats dont l’accompagnement est fini.
• Envoyer et suivre les questionnaires de fin de formation à froid (des candidats, employeurs et financeurs).
• Suivre la chronologie des accompagnements et repérer les candidats avec de longues périodes sans entretien pour pouvoir mettre en place les mesures de prévention des ruptures.
• Facturer les parcours des candidats et archiver les dossiers.

2. Communication et support

• Être en charge du reporting lié au secrétariat (saisie dans les tableaux nécessaires au pilotage de l’activité) et des différentes données liées aux services supports (comptabilité, ressources humaines, etc…).

3. Gestion des priorités

• Hiérarchiser et gérer efficacement les tâches quotidiennes en fonction des priorités et des échéances.

4. Compétences informatiques

• Maîtriser les outils informatiques – Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – et être en capacité d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels.

Qualités requises

• Expérience : une expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le domaine de la formation, est un atout.
• Organisation : capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances.
• Communication : excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Polyvalence : capacité à traiter diverses tâches et à s’adapter à un environnement en évolution constante.
• Connaissances : une connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée.
• Concentration, rigueur et compréhension.

Profil
• Diplôme niveau BAC
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 1 ans dans du secrétariat administratif.
• Connaissance des organismes de formation.

Avantages
Possibilité de travailler au sein d’une institution renommée dans le domaine de la formation du social et médico-social.
• Collaboration avec une équipe passionnée et engagée.
• Possibilité de télétravail partiel.
• Ordinateur portable.
• Mutuelle.
• Prise en charge 50% abonnement transport.
• Titres restaurants.

Les candidatures (CV, lettre de motivation et diplômes) doivent être adressées à la Directrice des Ressources Humaines de l’IRTESS, par courrier électronique à l’adresse suivante : recrutements@irtess.fr